Các bước vạch ra kế hoạch Tổ chức sự kiện tốt nhất

Muốn tổ chức được một sư thành công, bước đầu tiên mà ai cũng phải làm chính là xây dựng một kế hoạch hoàn hảo.Thành bại của kế hoạch luôn chịu ảnh hưởng to lớn của yếu tố bản kế hoạch



Nếu kế hoạch của bạn tốt thì sự thành công của sự kiện đã là 70%Với kinh nghiệm trong 10 năm hoạt động qua, hôm nay Đại Lâm xin chia sẻ cho các bạn cách xây dựng kế hoạch tổ chức sự kiện tốt nhất


1.     Định hình loại sự kiện và mục đích của sự kiện


Việc đầu tiên bạn phải làm là xác định loại sự kiện mà bạn muốn tổ chức: Lễ khánh thành, hội nghị-hội thảo,..Từ việc xác định loại sự kiện mà bạn đang cần tổ chức, bạn có thể định hình được các hạng mục mà bạn phải thực hiện cũng như trở thành nền tảng quan trọng giúp xây dựng sườn kế hoạch chương trình của sự kiện sau này.


Việc rất quan trọng kế tiếp là xác định mục đích cùng với mục tiêu của sự kiện.Bạn muốn tổ chức hội nghị tri ân khách hàng.


2. Ai là đối tượng mà sự kiện hướng đến?


Đây là bước quan trọng nhằm  làm cơ sở lập kế hoạch cho sự kiện.Đối với những nhóm này, cần chuẩn bị tỉ mỉ, cụ thể kịch bản.


Đối tượng thứ hai của sự kiện chính là nhóm đối tượng tham dự: Bao gồm khách mời chính của sự kiện, những khách qua đường muốn ghé  thăm.Thông thường luôn có sự chênh lệch giữa số lượng khách hàng được mời và số lượng khách hàng sẽ tham gia , vì vậy bạn nên gửi thư mời trước ngày diễn ra sự kiện một tuần và gọi điện xác nhận lại phản hồi của khách hàng trước 2 ngày diễn ra sự kiện để chốt danh sách.


3.       Xây dựng thông điệp cho sự kiện


Hơn nữa thông điệp truyền thông sẽ là thứ theo sản phẩm/dịch vụ/công ty/cửa hàng đến suốt vòng đời cuối cùng của nó


4.       Sự kiện sẽ được tổ chức bao giờ và ở đâu?


Sau khi thông điệp của sự kiện được xác định, bạn cần xác định địa điểm và thời gian tổ chức sự kiện.Mọi việc được xác định càng sớm thì càng có lợi cho việc xây dựng kế hoạch truyền thông cho sự kiện bởi thời gian và địa điểm sẽ được ghi vào trong thư  mời để gửi đến cho khách mời tham dự sự kiện


5.    Lập chương trình tổ chức sự kiện


Bạn nên xây dựng một khung chương trình tổ chức sự kiện sẵn, nên làm chi tiết và thật tỉ mỉ.Trang thiết bị, nhân sự cho sự kiện cũng cần phải được liên lạc và chuẩn bị sẵn.


6.     Lập kế hoạch truyền thông cho sự kiện


Truyền thông giúp thu hút lượng người tham gia, đồng thời lan giúp nhiều người biết đến sự kiện hơn.



Dưới đây là một vài lưu ý hữu ích cho bạn.


-Xác định phương pháp sẽ được sử dụng để công bố công khai các sự kiện hoặc hoạt động sử dụng để tuyên truyền cho sự kiện.


-Xác định người chịu trách nhiệm thực hiện phương pháp tổ chức sự kiện: Ai sẽ là người phát tờ rơi, phát ngôn trước báo chí, phương tiện truyền thông,..


-Các thông tin của sự kiện khi công khai cần phải có sự chọn lọc.


– Quyết định người chịu trách nhiệm phổ biến các loại thông tin của sự kiện hay hoạt động.


  – Xác định phương pháp giao tiếp kết nối cho người trong tổ chức để sự kiện được tổ chức trơn chu.


7. Lập ngân sách cho sự kiện.


Đối với tổ chức sự kiện, dự trù ngân sách luôn đóng vai trò quan trọng.Mục nào có thể bớt được thì nên giảm thiểu đi.Hy vọng những bước cơ bản trên sẽ giúp bạn có được bản kế hoạch cụ thể cho sự kiện.

Loading Facebook Comments ...